Die Dokumentenverwaltung ist ein Tool, in der jegliche Dokumente an verschiedenen Orten mehreren Gruppen und Bereichen zugeordnet werden können. Lediglich der Ablagepfad auf dem Server wird in einer Datenbank der Dokumentenverwaltung hinterlegt. Die Gruppen und Bereiche sind im Administrationsbereich frei definierbar. Über Benutzergruppen kann die Zugriffsberechtigung verwaltet werden. Eine schnelle globale Suchfunktion ermittelt die Dokumente, die zu einer Gruppe und/oder Bereich zugeordnet sind. Aus der Software ist ein direktes Öffnen der entsprechenden Datei möglich.

Die modular aufgebaute Software ist jederzeit durch eine Wissensdatenbank oder ein Dateihandling erweiterbar.

Mit der Heinen-Wissensdatenbank ist eine schnelle Suche nach Themengruppen und freiem Text bei großen Datenmengen möglich.

Das Modul für Dateihandling erlaubt es, jegliche von Windows verarbeitbare Dateien auf einem NTFS-Dateisystem in vorgegebene Ordner zu verschieben, sie automatisch mit definierten Parametern umzubenennen, oder durch Dateinamenaufsplittung automatisch in vorhandene Dateiordner einzusortieren.